Die Aufgaben- und Projektverwaltung bietet eine einfache Verwaltung eben dieser Tatbestände. Vorneweg zwei Definitionen, wie Aufgaben und Projekte in diesem Programm verstanden werden.
Aufgaben sind einzelne Arbeitsziele, die innerhalb eines Zeitraumes bearbeitet werden sollen. Ein solche Aufgabe hat einen aktuellen Status (z.B. neu, in Arbeit oder fertiggestellt), ein Grad der Fertigstellung (0 - 100 %) und eine Dringlichkeit (8 Stufen von sehr niedrig bis am höchsten). Jeder Aufgabe können ein oder mehere Bearbeiter zugeordnet werden. Für diese kann auch definiert werden, wieviel Prozent ihrer Arbeitszeit innerhalb des Bearbeitungzeitraumes aufgewendet werden soll.
Innerhalb einer Aufgabe können Zwischenabschnitte in Form von maximal 8 Milestones angelegt werden. Zu bestimmten Zeiten (auch und vor allem nach dem Ende der Aufgabe) können Erinnerungen und Mahner verschickt werden.
Darüberhinaus ist es möglich, die Dringlichkeit dynamisch vom Programm modifizieren zu lassen, und zwar so, dass die Dringlichkeit (um maximal, 2 Stufen) erhöht wird, wenn die Fertigstellung dem Zeitablauf hinterherhinkt, bzw. erniedrigt wird, wenn die Fertigstellung dem Zeitablauf vorauseilt.
Ein Projekt ist die Zusammenfassung mehrerer Aufgaben. Zwischen den Aufgaben können Abhängigkeiten definiert werden. D.h. eine Aufgabe wird erst dann "aktiv", wenn eine andere Aufgabe einen bestimmten Zustand erreicht hat.
Status, Fertigstellung und Dringlichkeit eines Projektes werden aus den Werten der Teilaufgaben des Projektes ermittelt.
1. erledigt | Diese Aufgabe ist fertig und erledigt. Glückwunsch. :-) |
2. neu | Die Aufgabe wurde gerade erst neu angelegt |
3. offen | Diese Aufgabe ist noch nicht in Arbeit, da noch niemand die Arbeit begonnen hat. Andererseits sind Startvoraussetzungen (aus den Abhängigkeiten innerhalb eines Projektes abgeleitet) dieser Aufgabe erfüllt. |
4. abgesagt | Diese Aufgabe wurde abgesagt und steht nur noch aus Dokumentationsgründen in der Liste. Ausserdem ist es innerhalb eines Projektes möglich Aufgaben zu definieren, die erst aktiv werden, wenn eine andere Aufgabe abgesagt wurde (z.B. als Teil eines Ausweichszenario) |
5. wartend | Dies Aufgabe wartet darauf, dass die Startvoraussetzungen, wie sie im Projekt in den Abhängigkeiten definiert sind, erfüllt werden. |
6. angehalten | Die Bearbeitung diese Projektes ist vorerst ausgesetzt. Im Gegensatz zu dem Status abgesagt wird hier davon ausgegangen, dass die Arbeiten später wieder aufgenommen werden. Auch dieser Status kann als Trigger in den Anhängigkeiten innerhalb eines Projektes verwendet werden. |
7. in Arbeit | An dieser Aufgabe wird gearbeitet. |
8. überzogen | Nun wird es aber höchste Zeit! Der Zieltermin dieser Aufgabe ist überschritten, ohne dass der Status auf erledigt gesetzt wurde. |
Die verschiedenen Stati sind in der hier angegebenen Reihenfolge gewichtet. Ein Projekt hat immer denselben Status, wie die Aufgabe mit dem wichtigsten Status.
automatische Beeinflussung von Aufgabenstati