Die Aufgaben und Projektverwaltung

1. Definitionen
2. Die Aufgaben und Projektübersicht
3. Einzelnen Funktionen der Übersicht
4. Der Dialog zum Anlegen und Ändern einer Aufgabe
5. Der Dialog zum Anlegen und Ändern eines Projektes
6. Zugriffsrechte auf Aufgaben und Projekte
7. FAQ
8. Die Zukunft

Definitionen

Die Aufgaben und Projektverwaltung bietet eine einfache Verwaltung eben dieser Tatbestände. Vorneweg zwei Definitionen, wie Aufgaben und Projekte in diesem Programm verstanden werden.

Aufgaben

Aufgaben sind einzelne Arbeitsziele, die innerhalb eines Zeitraumes bearbeitet werden sollen. Ein solche Aufgabe hat einen aktuellen Status (z.B. neu, in Arbeit oder fertiggestellt), einen Grad der Fertigstellung (0 - 100 %) und eine Dringlichkeit (8 Stufen von sehr niedrig bis am höchsten). Jeder Aufgabe können ein oder mehrere Bearbeiter zugeordnet werden. Für diese kann auch definiert werden, wieviel Prozent ihrer Arbeitszeit innerhalb des Bearbeitungszeitraumes aufgewendet werden soll.

Innerhalb einer Aufgabe können Abschnitte in Form von maximal 8 Milestones angelegt werden. Zu bestimmten Zeiten (auch und vor allem nach dem Ende der Aufgabe) können Erinnerungen und Mahner verschickt werden.

Darüberhinaus ist es möglich, die Dringlichkeit dynamisch modifizieren zu lassen, und zwar so, dass die Dringlichkeit (um maximal 2 Stufen) erhöht wird, wenn die Fertigstellung dem Zeitablauf hinterherhinkt bzw. erniedrigt wird, wenn die Fertigstellung dem Zeitablauf vorauseilt.

Projekt

Ein Projekt ist die Zusammenfassung mehrerer Aufgaben. Zwischen den Aufgaben können Abhängigkeiten definiert werden, d.h. eine Aufgabe wird erst dann "aktiv", wenn eine andere Aufgabe einen bestimmten Zustand erreicht hat.

Status, Fertigstellung und Dringlichkeit eines Projektes werden aus den Werten der Teilaufgaben des Projektes ermittelt.

• Das Mausverhalten
  Ein Linksklick auf eine Aufgabe oder ein Projekt öffnet dieses zur Bearbeitung.
  Ein Rechtsklick auf eine Aufgabe oder ein Projekt öffnet eine Kurzübersicht.
  
• Die orangenen Dreiecke links klappen ein Projekt auf oder zu (gleiches gilt unten für die Legende).
• Sortierung: Durch einen Klick auf ein Element der Titelzeile wird nach dem Inhalt dieser Spalte sortiert. Der Titel dieser Spalte wird daraufhin rot markiert. Es können bis zu drei Spalten als Sortierkriterium diene, wobei die zuletzt gewählte die höchste Priorität hat. Die Spalten geringerer Priorität werden durch ein weniger kräftes Rot markiert. Die Sortierrichtung kann durch Klick auf den Pfeil links oben in der Titelzeile der Übersicht geändert werden.
• Dringlichkeiten:
  Die Legende unten gibt Auskunft über die Statussymbole und die Farbkodierung der Dringlichkeit.
• Status einer Aufgabe oder eines Projektes:
  Der Status einer Aufgabe oder eines Projektes kann einen der folgenden Werte annehmen:

  1. erledigt	Diese Aufgabe ist fertig und erledigt. Glückwunsch.
  2. neu	Die Aufgabe wurde gerade erst neu angelegt.
  3. offen	Diese Aufgabe ist noch nicht in Arbeit, da noch niemand die Arbeit an dieser Aufgabe begonnen hat. Anderseits sind Startvoraussetzungen (aus den Abhängigkeiten innerhalb eines Projektes abgeleitet) dieser Aufgabe bereits erfüllt.
  4. abgesagt	Diese Aufgabe wurde abgesagt und steht nur noch aus Dokumentationsgründen in der Liste. Außerdem ist es innerhalb eines Projektes möglich, Aufgaben zu definieren, die erst aktiv werden, wenn eine andere Aufgabe abgesagt wurde (z.B. als Teil eines Ausweichszenarios).
  5. wartend	Dies Aufgabe wartet darauf, dass die Startvoraussetzungen, wie sie im Projekt in den Abhängigkeiten definiert sind, erfüllt werden.
  6. angehalten	Die Bearbeitung diese Projektes ist vorerst ausgesetzt. Im Gegensatz zu dem Status abgesagt wird hier davon ausgegangen, dass die Arbeiten später wieder aufgenommen werden. Auch dieser Status kann als Trigger in den Abhängigkeiten innerhalb eines Projektes verwendet werden.
  7. in Arbeit	An dieser Aufgabe wird gearbeitet.
  8. überzogen	Nun wird es aber höchste Zeit. Der Zieltermin dieser Aufgabe ist überschritten, ohne dass der Status auf erledigt gesetzt wurde.

  
  

  Der Status eines Projektes wird aus den Status der Aufgaben in diesem Projekt abgeleitet. Es wird dabei der Status derjenigen Aufgabe übernommen, deren Status in obiger Liste am weitesten unten steht.

• Automatische Beeinflussung des Aufgabenstatus
  
  • Ein neue Aufgabe wird immer mit dem Status neu angelegt.
  • Sind die Startvoraussetzungen einer Aufgabe erfüllt und der Status der Aufgabe ist neu oder wartend, wird der Status auf offen geändert.
  • Sind die Startvoraussetzungen einer Aufgabe nicht erfüllt und der Status der Aufgabe ist neu oder offen, wird der Status auf wartend geändert.
  • Ist der Zieltermin bereits vorbei und der Status der Aufgabe ist nicht erledigt, angehalten oder abgesagt, wird der Status auf überzogen gesetzt.

• Erweiterte Druckfunktionen
• Zeitleistenansicht